Các chương trình đào tạo nhân lực, khi được thực hiện hiệu quả, có thể dẫn đến tăng năng suất và hiệu quả trong khi giảm lãng phí và chi phí. Giá trị của một chương trình đào tạo nhân lực hiệu quả có thể lớn hơn rất nhiều so với chi phí liên quan đến việc thực hiện nó, dẫn đến một đội ngũ nhân viên gắn bó hơn, tỷ lệ tuân thủ các quy định và chính sách cao hơn và giảm doanh thu của nhân viên. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xác định các chương trình đào tạo, một số phương pháp đào tạo và hướng dẫn tạo chương trình đào tạo cho nhân viên.

Chương trình đào tạo là gì?

Chương trình đào tạo là một quá trình được thực hiện để dạy nhân viên về các quy trình và chính sách của một công ty. Đào tạo cũng giúp nhân viên học hỏi và nâng cao các kỹ năng liên quan để cải thiện hiệu suất công việc của họ và giúp thúc đẩy tăng trưởng và phát triển chuyên môn để tăng hiệu suất và năng suất trong vai trò hiện tại và tương lai của họ

Các loại chương trình đào tạo

Có một số phương pháp đào tạo mà các nhà quản lý có thể chọn để thực hiện một mình hoặc kết hợp với các phương pháp khác. Phương pháp bạn chọn sẽ tạo cơ hội học hỏi và phát triển có ý nghĩa, cho phép nhân viên liên tục cải thiện vai trò của họ. Việc kết hợp các loại hình đào tạo nhân viên với nhu cầu của nhân viên có thể đảm bảo họ nhận được thông tin họ cần.

Các loại chương trình đào tạo bạn chọn nên được xem xét dựa trên loại công việc đang được thực hiện tại nơi làm việc cũng như tính cách học tập của nhân viên. Dưới đây là một vài ví dụ về các loại chương trình đào tạo khác nhau:

Nghiên cứu điển hình (Case Study)

Các nghiên cứu điển hình có thể cung cấp tài liệu tham khảo nhanh để nhân viên tìm hiểu về các tình huống thực tế tại nơi làm việc. Các nghiên cứu điển hình được sử dụng tốt nhất cho các chủ đề siêu tập trung (hyper-focus), vì các chủ đề phức tạp hơn thường sẽ yêu cầu đào tạo chuyên sâu hơn.

Coach / cố vấn (Coaching/mentoring)

Loại hình đào tạo trực tiếp này tập trung vào việc thúc đẩy mối quan hệ làm việc giữa nhân viên và người coach hoặc người cố vấn, thường là người giám sát hoặc nhân viên kỳ cựu đáng tin cậy. Phong cách đào tạo trực tiếp cho phép hỗ trợ liên tục trong suốt quá trình đào tạo của nhân viên.

eLearning

eLearning bao gồm các khóa học trực tuyến, tài liệu kiểm tra và các tài liệu đào tạo khác. eLearning cho phép nhân viên hoàn thành khóa đào tạo theo tốc độ của riêng họ và là một trong những hình thức đào tạo nhân viên thuận tiện nhất để thực hiện với nguồn nhân lực lớn hơn, đặc biệt là khi nhân viên làm việc từ xa. eLearning có thể tương tác, điều này có thể làm tăng tỷ lệ tương tác của nhân viên với chương trình. Một chương trình eLearning có thể phù hợp với nhiều nhu cầu, miễn là nó được cập nhật và phù hợp.

Hoạt động đào tạo nhóm

Đào tạo nhóm có thể hữu ích trong việc khơi dậy thảo luận, đào tạo thông qua cộng tác và xây dựng nhóm. Loại hình đào tạo này cho phép nhân viên đào tạo cùng nhau trong một môi trường phù hợp nhất với nhu cầu của nhóm họ. Các hoạt động và thảo luận diễn ra trong đào tạo nhóm có thể được nhắc nhở bởi người hướng dẫn hoặc lời nhắc trực tuyến để người giám sát sau đó xem xét. Nhiều nơi làm việc hợp tác nhận thấy rằng đào tạo nhóm dường như hoạt động tốt nhất để tiếp cận các dự án phức tạp.

Đào tạo “cầm tay, chỉ việc” (hands-on training)

Đào tạo “cầm tay, chỉ việc” bao gồm bất kỳ khóa đào tạo thực hành nào được thực hiện trực tiếp trong công việc mà học viên/nhân viên đang làm. Loại hình đào tạo này tập trung vào vai trò cụ thể và sự thành thạo của nhân viên trong việc thực hiện nó. Đào tạo thực hành có cả lợi ích phát triển ngắn hạn và dài hạn cho các cá nhân.

Đào tạo có giảng viên hướng dẫn

Đào tạo có người hướng dẫn diễn ra trong môi trường kiểu lớp học với người hướng dẫn hoặc trainer trình bày với tài liệu cho nhân viên. Điều này cung cấp cho nhân viên cơ hội đặt câu hỏi để hiểu thêm về những gì đang được giảng dạy, đặc biệt là đối với các chủ đề rất kỹ thuật hoặc phức tạp. Giảng viên có thể điều chỉnh phong cách giảng dạy của mình để phù hợp với mức độ kinh nghiệm và phong cách học tập của nhân viên trong phòng.

Các hoạt động dành riêng cho quản lý

Loại hình đào tạo nhân viên này tập trung chủ yếu vào nhu cầu của người quản lý và có thể bao gồm việc sử dụng mô phỏng, brain-storming, xây dựng nhóm

Làm thế nào để thiết kế chương trình đào tạo nhân viên

Thiết kế ra một chương trình đào tạo hiệu quả đòi hỏi phải biết và hiểu các mục tiêu của khóa đào tạo, cũng như các vấn đề có thể xảy ra mà bạn có thể gặp phải. Làm theo các bước sau để bắt đầu tạo chương trình đào tạo nhân viên của bạn:

1. Đánh giá nhu cầu đào tạo

Đánh giá nhu cầu của nơi làm việc đòi hỏi phải làm theo các bước sau:

• Xác định các mục tiêu rõ ràng hỗ trợ cả tổ chức và các cá nhân đang được đào tạo
• Mục đích của đào tạo phải rõ ràng cũng như mang tính hỗ trợ. Một số ví dụ về mục tiêu bao gồm tăng ROI và giảm chi phí, dạy nhân viên một quy trình mới hoặc chỉ cho họ cách sử dụng thiết bị mới.
• Xác định những hành động cần phải hoàn thành để đạt được các mục tiêu cần đạt được
• So sánh những gì nhân viên của bạn làm bây giờ với những gì họ cần làm để đáp ứng các mục tiêu phía trước. Ví dụ: nếu có một sản phẩm mới được giới thiệu, nhân viên sẽ cần biết sản phẩm đó là gì, cách sản xuất và bất kỳ chi tiết quan trọng nào khác để làm cho việc ra mắt thành công.
• Khám phá các lựa chọn cho các hoạt động đào tạo tạo điều kiện thuận lợi nhất cho việc học tập của nhân viên

Khi bạn biết những gì nhân viên của bạn cần học, bạn có thể bắt đầu phát triển các hoạt động sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo, chẳng hạn như trình diễn, tờ rơi hoặc bài tập thực hành.

• Quan sát phong cách học tập của nhân viên

Sử dụng quan sát đó để làm cho việc đào tạo hiệu quả nhất có thể bằng cách phát triển chương trình đào tạo để đáp ứng tối đa số lượng nhân viên. Điều này có thể có nghĩa là sử dụng hai hoặc ba phương pháp phổ biến nhất hàng đầu trong quá trình học tập của nhân viên để hình thành tài liệu và trình bày.

2. Dạy người trưởng thành như người trưởng thành

Giữ nguyên phần cuối cùng của bước một, điều quan trọng cần nhớ là nhân viên của bạn là những người trưởng thành với những đặc điểm có thể giúp việc học dễ dàng hơn hoặc khó khăn hơn theo các phương pháp giảng dạy nhất định. Khi phát triển chương trình đào tạo của bạn, hãy ghi nhớ các nguyên tắc học tập dành cho người lớn sau:

1. Người trưởng thành muốn cảm thấy có giá trị và được tôn trọng
2. Họ có nhiều năm kinh nghiệm, kiến thức và ý kiến độc lập từ trước
3. Họ định hướng mục tiêu và tự định hướng
4. Họ muốn việc đào tạo của họ có liên quan, định hướng nhiệm vụ và xứng đáng với thời gian cần thiết từ năng suất hàng ngày của họ
5. Họ muốn biết họ sẽ được hưởng lợi như thế nào từ khóa đào tạo này

Những nguyên tắc này có thể dễ dàng liên quan đến các đặc điểm bạn đã xác định khi bạn đánh giá nhu cầu đào tạo của mình. Bây giờ, bạn có thể hình dung những đặc điểm này sẽ định hướng bạn như thế nào trong việc tạo chương trình đào tạo của mình.

3. Phát triển mục tiêu học tập

Hãy tự hỏi bản thân xem bạn mong đợi nhân viên của mình có thể làm gì sau khi họ hoàn thành khóa đào tạo. Đây có thể là kiến thức, một kỹ năng hoặc một trình độ đơn giản nhưng cần thiết. Đây sẽ là mục tiêu học tập của bạn. Từ đó, bạn có thể bắt đầu tạo nội dung hỗ trợ tiến trình theo từng mục tiêu. Giữ cho các bài học của bạn tập trung vào các mục tiêu và thay đổi các phương pháp kiểm tra việc nhân viên lưu giữ thông tin bạn đang cung cấp cho họ.

Mục tiêu của bạn nên được trình bày dưới dạng mục tiêu SMART: cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và dựa trên thời gian. Tạo mục tiêu theo cách này có thể giúp bạn đảm bảo nhân viên của mình đạt được các cột mốc quan trọng trong quá trình đào tạo của họ.

4. Thiết kế tài liệu đào tạo

Sử dụng thông tin bạn đã thu thập được ở trên, bắt đầu xây dựng tài liệu hoặc mô-đun đào tạo của bạn. Điều quan trọng là phải chuẩn bị đầy đủ một thiết kế trước khi đưa vào phát triển để đảm bảo không có gì bị thiếu hoặc không hoạt động.

Hãy nhớ tập trung vào nhu cầu học tập của nhân viên hơn là những gì dễ dàng nhất cho người đào tạo và đảm bảo nội dung của bạn tập trung đặc biệt vào việc đạt được mục tiêu học tập. Một số mẹo khác để thiết kế tài liệu đào tạo của bạn bao gồm:

1. Lên khung tài liệu của bạn theo cách giúp nhân viên kiểm soát việc học của chính họ
2. Tài liệu bao gồm các yếu tố tương tác và thực hành để cho phép nhân viên làm việc cùng nhau
3. Mời phản hồi trong suốt khóa đào tạo
4. Tiếp cận từng chủ đề theo thứ tự thời gian, để cung cấp cơ sở cho bài học tiếp theo
5. Hãy thử kết hợp một số form khác nhau để xem form nào tạo ra kết quả tốt nhất
6. Kể những câu chuyện về các tình huống thực tế khi thích hợp 

5. Soạn tài liệu đào tạo

Sử dụng thiết kế của bạn để bắt đầu phát triển tài liệu đào tạo của bạn. Tùy thuộc vào thiết kế của bạn, tài liệu có thể bao gồm:

1. Tài liệu đọc, chẳng hạn như sách nhỏ hoặc tài liệu phát tay
2. Tư liệu hữu hình cần thiết cho bất kỳ phần thực hành nào của khóa đào tạo
3. Bản trình chiếu, biểu đồ, đồ thị hoặc các tài liệu trực quan khác
4. Liên kết eLearning, tên người dùng và mật khẩu cho bất kỳ phần trực tuyến nào của khóa đào tạo

Tùy vào tài liệu được giảng dạy, phong cách học tập của nhân viên và các yếu tố khác như thời gian và ngân sách, bạn sẽ thấy rằng bạn có thể tạo ra sự kết hợp của các yếu tố để giúp đào tạo này thành công. Khi thu thập tài liệu của bạn, hãy đảm bảo ghi nhớ các mục tiêu học tập của bạn.

6. Tiến hành đào tạo

   

Hãy đảm bảo rằng bạn thông báo trước cho nhân viên rằng họ sẽ phải tham gia khóa đào tạo, đặt trước bất kỳ phòng hội nghị hoặc phòng họp nhóm cần thiết nào và có tất cả các vật dụng cần thiết. Ví dụ, có thể khóa đào tạo này sẽ là một buổi ăn trưa và học tập. Nếu vậy, hãy đặt bữa trưa để được giao một vài phút trước khi đào tạo được thiết lập để bắt đầu cho phép mọi người lấy đĩa của họ và ổn định cuộc sống.

Bất kể bạn đã chọn phương pháp hoặc sự kết hợp của nhiều phương pháp cho chương trình đào tạo của mình, hãy làm rõ điều đó cho nhân viên ngay từ đầu. Đảm bảo rằng tất cả mọi người tham dự đều biết chính xác những gì họ mong đợi và những gì họ phải làm để hoàn thành khóa đào tạo. Cung cấp cho họ một ý tưởng trước về cách bạn dự định xác định họ đã học được bao nhiêu khi kết thúc khóa đào tạo.

7. Đánh giá việc đào tạo

Sau khi đào tạo xong, bạn sẽ muốn xác định xem mình có đạt được mục tiêu của mình hay không. Nói cách khác, đánh giá sự thành công của chương trình đào tạo của bạn. Bạn có thể cân nhắc sử dụng các số liệu này để đánh giá hiệu quả đào tạo của mình:

• Phản hồi của nhân viên về đào tạo
• Xem xét các phản hồi của nhân viên giúp  xác định xem điều đó có cho thấy rằng họ thích khóa đào tạo hay không, rằng họ đã học được điều gì đó và ý kiến hoặc đề xuất tổng thể của họ là gì. Bạn có thể tìm ra điều này bằng cách chỉ cần hỏi ý kiến của họ hoặc sử dụng một cuộc khảo sát trực tuyến ẩn danh về hiệu quả của khóa đào tạo.
• Kiến thức thu được từ đào tạo
• Các bài kiểm tra, câu đố hoặc minh hoạ có thể giúp bạn đánh giá mức độ nhân viên đã học tài liệu bạn đã trình bày hay chưa
• Trình độ công việc sau đào tạo
• Quan sát nhân viên để xem liệu họ có đang áp dụng kiến thức hoặc kỹ năng mới từ đào tạo nếu có hay không.
• Kết quả kinh doanh có thể định lượng

Trong tháng hoặc quý tiếp theo, hãy phân tích kết quả mà khóa đào tạo tạo ra. Lưu ý xem các mục tiêu bạn dựa trên đào tạo của mình có được đáp ứng hay không. Xác định xem khóa đào tạo có tương ứng với việc tăng doanh thu, giảm chi phí, bất kỳ thay đổi nào về năng suất và các chỉ số khác mà bạn chọn để theo dõi hay không.

*Bài viết có tham khảo nguồn Internet